ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ ABAKUSU

Jsme Abakus – nadační fond zakladatelů Avastu, se sídlem na adrese Pikrtova 1737/1a, Nusle, 140 00 Praha 4, Česká republika, IČ 09549731 (dále jen „my“ nebo „Nadační fond“). Zakladatelem Nadačního fondu jsou Pavel Baudiš a Eduard Kučera a jejich rodiny. Jejich finanční prostředky využíváme k rozvoji různých projektů v České republice. Abychom byli schopni tyto projekty realizovat, potřebujeme někdy zpracovávat osobní údaje. V tomto dokumentu vysvětlujeme, co v tomto ohledu děláme, jak to děláme a jaká jsou vaše práva a volby. Bereme ochranu vašich osobních údajů velmi vážně, proto prosím věnujte chvilku pročtení následujících informací.

1. Kde vaše údaje získáváme

Jsou dva způsoby, jakými se mohou vaše osobní údaje dostat k nám – buď nám je dáte přímo, nebo je získáme z jiných, nepřímých zdrojů.

Vaše osobní údaje získáváme přímo především v případech, kdy jste nás oslovili prostřednictvím různých kontaktních míst, například pokud zastupujete organizaci, jejíž projekt byste nám chtěli předložit k posouzení, jste naším obchodním partnerem, kontaktní osobou se sdělovacími prostředky nebo dodavatelem, nebo zájemcem o práci u nás. Vaše osobní údaje získáváme přímo od vás také v rámci našich propagačních činností – během focení, nahrávání ve studiu nebo kampaní, kterých se účastníte.

Další způsob, kterým můžeme získat vaše osobní údaje, je nepřímý. Naše působení je zaměřeno především na spolupráci s různými organizacemi, od kterých potřebujeme určité podklady, abychom mohli vyhodnotit, zda naše příspěvky byly použity dle dohody a zda byly použity účelně, a dále abychom splnili své zákonné povinnosti ohledně uchovávání účetních záznamů a provádění auditů. V těchto materiálech se mohou vyskytovat i vaše osobní údaje.

2. Jaké údaje získáváme a jak je zpracováváme

Pokud máme vaše osobní údaje, máte většinou jednu z následujících rolí:

• Zaměstnanec nebo dodavatel organizace, která poskytuje služby ve prospěch záležitostí nebo lidem, kterým pomáháme v rámci některého z našich programů;
• Příjemce finančních prostředků poskytnutých naším Nadačním fondem v rámci některého z našich programů nebo žadatel o tyto prostředky;
• Partner (odborník, se kterým spolupracujeme v souvislosti s posuzováním, hodnocením nebo prováděním našich projektů nebo host nebo moderátor na našich akcích) nebo kontaktní osoba pro styk s médii, kdy dodržujeme stejná pravidla a postupy jako širší provoz, a informace o tom, jak zpracováváme vaše data, lze nalézt zde (Fluent Technology); nebo
• Někdo, kdo se na nás obrátil z jiného důvodu, např. zájemce o práci u nás.

Druhy údajů, které o vás zpracováváme, jsou většinou vaše jméno, datum narození, vaše adresa, vaše e-mailová adresa a vaše telefonní číslo, i když se tyto kategorie mohou měnit podle toho, v jaké záležitosti s námi jednáte.

2.1 Projektové materiály a kontaktní informace

Zájemci o podporu pro své projekty z Nadačního fondu se registrují na našem Flexi-Grant Portálu, přes který podávají svou žádost. Tuto registraci většinou provádí zaměstnanec (nebo jiný zástupce) dané organizace. Informace potřebné k vytvoření registrace jsou jméno, e-mailová adresa (zpravidla pracovní), identifikační číslo organizace, kterou zastupují, kontaktní údaje dané organizace (poštovní adresa), a telefonní číslo. Prostřednictvím Flexi-Grant Portálu pak mohou registrovaní předložit projekty k posouzení, spravovat účet, který u nás mají, a komunikovat s námi. My zpracováváme takové informace, včetně všech informací uvedených v předložených materiálech (které mohou obsahovat osobní údaje), abychom obdržené žádosti a projekt posoudili, zaznamenávali průběh projektu během realizace a starali se o vztah s danou organizací.

Tyto informace jsou nám dodávány v různých dokumentech, které mohou obsahovat osobní údaje zaměstnanců, zástupců nebo jiných osob, jako jsou faktury, ale mohou také zahrnovat informace o mzdách dané organizace, a její vlastní finanční údaje, které nám poskytují, jako je průběžná a závěrečná zpráva.

Tyto informace jsou naprosto nezbytné k tomu, abychom mohli udržovat transparentní vztah s danou organizací po celou dobu realizace projektu, abychom viděli, jak využívají prostředky, které jsme jim poskytli, zda naši podporu využívají efektivně a, co je důležitější, za účelem dosažení cíle stanoveného v projektu a k pomoci záležitostem a lidem, které jsme se rozhodli podpořit. Kromě toho také potřebujeme spravovat tyto přehledy, abychom plnili svou zákonnou povinnost, především ohledně účetních a účtovacích záznamů, povinnost ohledně auditu (vnitřního i vnějšího) a daní, a abychom se mohli účastnit soudních řízení a předkládat v něm materiály, budeme-li hájit nebo prosazovat naše práva a oprávněné zájmy. Bez těchto dokumentů bychom nemohli žádnou z těchto činností vykonávat.

Pokud jste zástupcem organizace, se kterou jsme spolupracovali, profesní kontakt nebo kontakt pro média, jinými slovy, někdo, s kým jsme v minulosti jednali na profesionálním základě, budeme používat vaše kontaktní údaje (váš e-mail) k pravidelnému informování o činnostech, akcích či příležitostech pro další spolupráci.

Některé z informací o námi podpořených projektech, které mohou případně obsahovat osobní údaje, mohou být obsaženy v dokladech, jež máme zákonnou povinnost uchovávat a zveřejňovat, jako je naše výroční zpráva, kterou jsme povinni předkládat českému nadačnímu rejstříku (veřejný rejstřík) dle platného zákona.

2.2 Fotografie, videa a jiné osobní materiály

Je několik případů, kdy může Nadační fond vlastnit audiovizuální materiál (fotografie, videa nebo hlasové nahrávky) nebo jiný podobný materiál osobní povahy (např. písemná prohlášení nebo svědectví) týkající se vaší osoby. Nejčastější situace, kde se toto může vyskytnout, jsou uvedeny níže.

Pokud jste řečník nebo hostitel, kterého jsme si objednali na naši událost nebo událost, které jsme se účastnili, např. charitativní činnosti, fundraisingové akce, slavnostní předávání cen, konference a podobná setkání, konkrétní podmínky jsou specifikovány individuálně.

Pokud jste příjemcem našeho projektu nebo jste byl/a zapojen/a jinak, je možné, že jsme zachytili vaši podobu (včetně případných informací, které z ní lze odvodit) na fotografiích, videích nebo audio nahrávkách nebo jiném materiálu osobní povahy (např. písemná prohlášení nebo svědectví), abychom ji mohli použít v našich propagačních materiálech nebo v průběhu jiných propagačních činností. Některé z těchto obrázků či videí mohou být použity v souvislosti s naší oznamovací povinností, např. se mohou vyskytnout v našich výročních zprávách, které jsme ze zákona povinni zveřejňovat v Nadačním rejstříku. Kde to bude nutné, obrátíme se na vás se žádostí o souhlas s takovými fotografiemi, videy či nahrávkami.

Rádi bychom zdůraznili, že v případech, kde může být kontext obrázků, videí nebo nahrávek citlivý, použijeme takové informace pouze na základě vašeho svobodného a dobrovolného souhlasu, který můžete kdykoli odvolat (více informací o tom, jak toto provést, najdete v kapitole „Vaše práva“ níže). Pokud se rozhodnete nám nedat souhlas se zpracování takových dat, nebo se rozhodnete svůj souhlas odvolat, nebude to mít negativní dopad na váš vztah s námi.

Jelikož tyto informace budeme používat pro účely propagace Nadačního fondu a své aktivity, budou tyto informace publikovány v různých našich propagačních materiálech, zpravodajích, zprávách, firemních dokumentech, jako jsou výroční zprávy atd., ale i na našich webových stránkách a na našich účtech na sociálních sítích – Facebook, Linkedin, Twitter a Instagram. Protože jsou tyto naše účty veřejně přístupné, tj. jejich viditelnost není žádným způsobem omezena, znamená to, že vaše osobní údaje zachycené na těchto fotografiích mohou být díky takovému zveřejnění přístupné v zemích mimo Evropský hospodářský prostor, kde platí jiné zákony o ochraně údajů. Poskytnutím svého souhlasu s použitím vaší podoby v našich propagačních aktivitách nám zároveň poskytujete souhlas s výše uvedeným zveřejněním vašich fotografií, videí, hlasových nahrávek a jiných materiálů osobní povahy (písemných prohlášení nebo svědectví).

2.3 Nábor zaměstnanců

Někdy nás osloví zájemci o práci u nás. K tomu účelu nám předkládají tito zájemci jako součást své žádosti své osobní údaje a veškeré další informace obsažené v jejich pracovních a profesních životopisech, doporučujících dopisech a jiných podobných materiálech.

Pokud máme aktuálně otevřenou pozici, na kterou hledáme zaměstnance, použijeme takové informace k hodnocení kandidáta a ke spojení s ním během procesu pohovorů, a pokud uspějí a my se rozhodneme je zaměstnat, pak také během náborového procesu až po podepsání pracovní smlouvy s nimi.

Pokud nehledáme zaměstnance na otevřenou pozici, uchováváme takové informace ve svých databázích, abychom v případě pozdějšího uvolnění pracovního místa mohli tyto kandidáty pro danou pozici zvážit a kontaktovat je ohledně příležitosti přijít na pohovor a začít proces pohovorů.

2.4 Naše webové stránky

Internetové stránky abakus.cz používají pouze anonymizované cookies třetí strany (Google Analytics), které neshromažďují žádné osobní údaje.
Naše stránka využívá cookies Google Analytics, které anonymně rozpoznávají návštěvníky stránek. Více o tom, jak fungují, zjistíte na tomto odkazu. My jejich chování nemáme možnost ovlivnit a využíváme je pouze pasivně. Na základě údajů, které tyto cookies shromažďují, nelze nikoho identifikovat.
Zjištěné informace o tom, jak jste s naší stránkou jako anonymní uživatelé intereagovali používáme výhradně pro interní výzkum.

Soubory cookies můžete kdykoli měnit/smazat – podrobnější údaje najdete na adrese aboutcookies.org.
Chcete-li provádět podrobnější kontrolu souborů cookies z konkrétních stránek, použijte k tomu nastavení ochrany soukromí a souborů cookies ve vašem prohlížeči.

Moderní prohlížeče lze nastavit tak, aby zabránily používání jakýchkoli souborů cookies na vašem zařízení. Je však možné, že pak budete muset na některých stránkách manuálně upravovat některé preference pokaždé, když ji navštívíte. Některé služby a funkce pak navíc nemusí fungovat vůbec (např. přihlašování do profilů).

2.5 Děti

Některé osobní údaje, která dostáváme, se týkají dětí mladších šestnácti let. K tomu dochází v situacích, kdy podporujeme organizace nebo projekty zaměřené na pomoc dětem různými formami. V takových případech, kdy je třeba souhlas (například u fotografií a videí), nikdy nezpracováváme žádné jejich osobní údaje, pokud k tomu nedal souhlas rodič těchto dětí.

2.6 DŮLEŽITÁ POZNÁMKA O NEVYŽÁDANÝCH INFORMACÍCH

Když už mluvíme o tomto tématu, rádi bychom se zmínili, že někdy dostáváme informace, většinou e-mailem, od osob, které se chtějí zapojit do našich programů nebo nás chtějí oslovit v podobné záležitosti. Někdy takové sdělení obsahuje údaje nebo materiály, které lze považovat za osobní nebo dokonce citlivé. Nepřijímáme žádné projekty či jejich návrhy předložené tímto způsobem a nepřijmeme žádné citlivé ani osobní informace, které poskytujete bez vyžádání a prostřednictvím tohoto kanálu. Jakékoli informace tohoto druhu, které takto obdržíme, okamžitě smažeme. Pokud s námi ovšem chcete spolupracovat, vždy velmi rádi přijmeme vaše projekty a relevantní informace k nim prostřednictvím našeho oficiálního kanálu, podle našich řádných postupů a v době, kdy máme vyhlášené přijímání projektových žádostí.

3. Ukládání, uchovávání a výmaz vašich osobních údajů

3.1 Ukládání informací

Informace, které sbíráme, ukládáme na naše servery nebo na servery našich přidružených společností, dodavatelů, zástupců, zmocněnců, Partnerů nebo jiných osob, které pro nás pracují.
Přístup je umožněn pouze oprávněným zaměstnancům, je chráněn heslem a podléhá dalším bezpečnostním zásadám a postupům.

3.2 Přístup našich dodavatelů k datům

My nebo naši dodavatelé, přidružené společnosti, zástupci zmocněnci nebo Partneři, kteří pracují naším jménem, provádějí pravidelnou údržbu vašich osobních údajů. Všechny třetí strany musejí souhlasit se zachováváním soukromí našich uživatelů, a ochranou důvěrnosti jejich osobních informací. To znamená, že vaše osobní údaje nelze sdílet s jinými stranami, a nesmí být použity k přímému marketingu třetími osobami.

3.3 Uchovávání a výmaz vašich osobních údajů

Údaje uchováváme na omezenou dobu, když je třeba je uchovávat z oprávněných obchodních nebo právních důvodů. Některé lhůty uchovávání údajů, které používáme, jsou zmíněny v předchozích kapitolách těchto Zásad o ochraně osobních údajů. V obvyklém režimu pro každý typ dat nastavujeme časové rámce pro jejich uchovávání na základě důvodu pro jejich sběr a zpracování. Nevymazáváme data, která potřebujeme pro naše oprávněné nebo právní účely, ani na požádání, dokud tyto účely nepominou.

Máme provozní nebo zákonné požadavky, kvůli kterým jsme povinni uchovávat určité osobní údaje, pro konkrétní účely, po delší časové období. Například když naše finanční oddělení zpracovává informace o námi provedených platbách a nezbytné doklady o těchto platbách obsahují osobní údaje, budeme taková data uchovávat po dobu nezbytnou pro daňové nebo účetní účely. Důvody, proč můžeme uchovávat některá data po delší období, jsou mj.:

· Bezpečnost, předcházení podvodům a zneužití

· Uchovávání finančních záznamů

· Dodržování právních závazků či regulačních povinností, ale i z důvodů vyšetřování, vymáhání práva, nebo jsou-li žalovatelná

· Zajištění kontinuity našich činností

· Přímá komunikace s vámi a s organizacemi, se kterými spolupracujeme, např. pro doplnění zpráv, poskytování informací o našich jiných aktivitách, otevřených projektech a příležitostech ke spolupráci.

4. Naši další partneři

V Nadačním fondu probíhá téměř všechno zpracování v rámci organizace, bez použití zpracovatelů nebo zapojení jiných třetích stran. Úzce spolupracujeme s Partnery a náš Flexi-Grant portál zajišťuje firma Fluent Technology Limited, 2 Rowan House, Beechill Business Park, Belfast, BT8 7QN, která působí mimo Irsko (jejich Zásady ochrany osobních údajů naleznete zde: Privacy Policy).

Za některých okolností může být nutné dát přístup k našim datům, která mohou obsahovat osobní údaje, jiným stranám, jako jsou naši poskytovatelé služeb (zejména pak Partneři) nebo významný donoři; i v takových případech se však ujišťujeme, že jakýkoli pracovník, který by mohl mít přístup k takovým datům, je vázán mlčenlivostí, neohrozí bezpečnost našich dat, a že jsou zavedena další vhodná ochranná opatření k zabezpečení a chránění dat.

5. Zahraničí

Nadační fond působí na území České republiky, a tudíž obecně není potřeba, abychom převáděli data mimo toto území, případně Evropský hospodářský prostor. Takové případy se vyskytují jen ojediněle), ale v některých z těchto případů mohou být data převáděna do jiných zemí, včetně zemí mimo Evropský hospodářský prostor, kde místní zákony poskytují jinou úroveň ochrany osobních dat, než zákony České republiky a Evropské unie. Ve všech takových případech se však vždy ujišťujeme, že jsou zavedena příslušná ochranná opatření, která zajišťují ochranu námi odeslaných dat, a že jsou chráněna vaše práva a oprávněné zájmy.

6. Vaše práva

Jakožto subjekt údajů podle evropského nařízení o ochraně osobních údajů máte určitá práva. Máte právo na informace o tom, zda a jak zpracováváme vaše osobní údaje, právo přístupu k vašim osobním údajům, a právo opravit a vymazat osobní údaje nebo omezit jejich zpracování. Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, ale i právo na přenositelnost údajů. Máte také právo podat stížnost k orgánu dohledu. V případech, kdy jste ke zpracování vašich osobních údajů dali souhlas, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat. To nebude mít dopad na zákonnost zpracování dat na základě souhlasu daného před jeho odvoláním. Více podrobností o vašich právech naleznete v našich obecných zásadách ochrany osobních údajů zde.

Svá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu se slovy „ŽÁDOST OHLEDNĚ OCHRANY SOUKROMÍ“ v předmětu zprávy na adresu info@abakus.cz. Můžete také poslat dopis na adresu Abakus – nadační fond zakladatelů Avastu, Pikrtova 1737/1a, 140 00, Praha 4, Česká republika. V adrese uveďte „K rukám: OCHRANA SOUKROMÍ“.